Pakar ‘Presentation’ : Rahsia Melakukan Sebarang ‘Presentation’ Dengan Cemerlang!

Pengenalan

Pakar Presentation ialah salah satu panduan asas dalam melakukan pembentangan untuk apa jua projek anda. Saya pasti ramai menghadapi masalah ketika dalam sesi pembentangan atau presentasi. Presentasi atau pembentangan adalah suatu perkara yang biasa dilakukan ketika masih belajar mahupun ketika sudah berkerja. Tetapi tidak semua orang menyukainya. Kerana apabila menyebut tentang pembentangan, apa yang bermain di fikiran adalah bercakap di depan khalayak ramai. Mungkin 2 orang, mungkin 5,

mungkin juga 10 malah mungkin juga 100 orang. Hampir 70% hingga 90% mempunyai masalah bercakap di khalayak ramai. Perasaan malu, takut dan sebagainya sering berlegar – legar di kotak minda. Saya pasti jika diletakkan pistol dikepala sekali pun masih belum tentu lagi kita akan bercakap di khalayak ramai. Dengan adanya panduan ringkas ini, saya harap sedikit sebanyak dapat membantu anda dan saya sendiri untuk melakukan presentasi atau pembentangan dengan cemerlang walaupun anda bukan seorang yang

pakar.

 

BAHAGIAN 1: Asas Pembentangan

Apakah sebenarnya presentasi atau pun pembentangan? Secara logiknya, maksud pembentangan ialah menyampaikan sesuatu perkara kepada orang lain. Umpama kita menyampaikan berita kepada kawan kita. Yang membezakannya ialah, pembentangan di lakukan secara formal dan disampaikan kepada kumpulan yang lebih besar.

Kumpulan yang lebih besar? Ya, sesuatu perkara tertentu yang disampaikan terus kepada jumlah pendengar yang ramai. Mungkin 5 orang, 50 orang, atau 500 orang. Perkara ini biasanya menjadi satu masalah besar bagi sesetengah orang. Termasuklah saya!

Sebelum ini saya begitu takut untuk bercakap di khalayak ramai. Lidah kelu, jantung berdegup kencang dan rasa seram sejuk seluruh badan. Adakah anda pernah mengalami perkara sedemikian? Seperti yang saya katakan tadi, bercakap di khalayak ramai adalah suatu perkara yang sangat menakutkan. Puncanya ialah kerana kita tidak tahu apa

yang perlu dicakapkan. Kita tidak mengetahui siapa audiens kita dan sebagainya.

 

Pembentangan: Adakah ia MASALAH BESAR anda?

Sekarang tanya pada diri anda, adakah pembentangan satu masalah besar kepada anda. Pernahkah cikgu menyuruh anda melakukan pembentangan sesuatu projek semasa di sekolah? Ketika anda berkerja, adakah bos anda pernah menyuruh anda membentangkan kertas kerja kepada rakan sepejabat anda? Jika anda merasa gugup dan takut ketika mendapat tugasan tersebut, ya, ianya pasti satu masalah besar kepada anda. Walau bagaimanapun,anda tidak perlu bimbang, masalah tersebut boleh diselesaikan asalkan anda tahu cara dan rahsia untuk mengatasinya. Panduan ringkas ini nanti sama sekali pasti akan membantu anda!

 

Kerjaya Sebagai Seorang: Speaker, Trainer & Presenter

Bagi sesetengah orang pula, mereka ini sangat suka bercakap dengan orang ramai. Mereka ini bijak dalam seni pengucapan awam. Ada sesetengahnya menjadikan pengucapan awam sebagai satu kerjaya. Speaker, trainer dan presenter antara kerjaya yang hebat masa kini. Presentasi yang mereka lakukan sangat cemerlang. Kerjaya dalam pengucapan awam juga terbahagi kepada beberapa bidang. Yang penting, setiap daripada mereka mempunyai objektif tertentu dalam presentasi atau pembentangan mereka.

Sesungguhnya kerjaya dalam bidang ini sangat luas dan menjanjikan pendapatan yang sangat lumayan jika bijak mencari kemahuan dan kehendak bakal pelanggan.

 

BAHAGIAN 2: Persediaan Penting

Sebelum Pembentangan Tidak akan wujud masalah sekiranya setiap pembentangan anda dilakukan dengan teratur. Persediaan adalah perkara paling penting sebelum melakukan

sebarang pembentangan. Jika anda mengadakan seminar, pastikan anda telah membuat perancangan yang teliti sebelum melakukan seminar. Jika anda mengadakan bengkel, anda wajib membuat persediaan. Pendek kata apa sahaja bentuk pembentangan, persediaan adalah kunci kepada kejayaan sesebuah pembentangan. Tanpanya anda pasti hilang punca ketika melakukan pembentangan. Mari kita lihat beberapa perkara penting ketika melakukan persediaan pembentangan.

 

Pengenalan 3W

Apakah itu 3W? 3 W adalah why – kenapa, what – apa dan who – siapa. 3W ini adalah kunci kepada persediaan pembentangan anda. Sekarang saya mulakan dengan why – kenapa.

 

Why – Kenapa

Kenapa anda melakukan pembentangan? Maksudnya tujuan atau objektif anda melakukan pembentangan. Kenal pasti dahulu tujuan pembentangan anda. Mengenal pasti kenapa anda melakukan pembentangan adalah penting bagi membantu anda membuat struktur atau perancangan dalam sesi pembentangan nanti.

 

What – Apa

Apakah isi kandungan yang wajib anda ketengahkan di dalam pembentangan anda.

Isi kandungan sesuatu pembentangan juga sangat penting, kerana isi kandungan sesuatu pembentangan adalah faktor utama audiens menghadiri pembentangan anda.

 

Who – Siapa

Siapa audiens anda? Siapa yang bakal mendengar pembentangan anda. Akhir sekali ialah mengenali siapa audiens. Anda mungkin boleh membuat sedikit kajian siapa yang bakal menghadiri pembentangan anda. Latar belakang mereka, apa yang mereka mahukan, tahap pemahaman mereka dan apa yang bakal membuat mereka tertarik mengenai pembentangan yang bakal mereka hadiri.

 

Objektif Pembentangan

Ramai beranggapan, bahawa seorang Speaker, Trainer atau Presenter mempunyai bakal semula jadi. Sebenarnya tidak. Mereka juga orang biasa seperti kita. Apa yang membezakannya hanyalah mereka tahu apa yang mereka lakukan. Menjadi seorang Speaker, Trainer atau Presenter yang bagus bukanlah terjadi dalam sekelip mata. Ada proses pembelajaran perlu dilalui. Asalkan anda tahu objektif pembentangan anda, pembentangan bukan lagi masalah besar. Di bawah ini saya senaraikan beberapa tujuan penting dalam sesi pembentangan:

 

1. Memberitahu

2. Menjual atau Memujuk

3. Menghiburkan

4. Melatih

5. Menyempurnakan Sesuatu Tujuan Tertentu

 

Secara asasnya, objektif pembentangan adalah untuk menyampaikan sesuatu yang audiens inginkan. Ada sesetengah pembentangan, terutamanya pembentangan di sekolah atau di tempat kerja. Kebiasaannya bertujuan hanya untuk memberitahu. Hanya untuk menyampaikan sesuatu perkara. Manakala di dalam seminar atau pembentangan sesebuah syarikat Multi Level Marketing (MLM) lazimnya, tujuan mereka adalah untuk memujuk dan menjual produk atau perkhidmatan mereka.

 

Manakala pengacara atau presenter, tujuan mereka biasanya untuk menghiburkan audiens yang hadir. Bagi seorang trainer pula, tujuan utama pembentangan mereka adalah untuk

mengajar dan melatih audiens yang hadir. Akhir sekali, sesetengahnya pula melakukan pembentangan untuk menyempurnakan sesuatu tujuan tertentu seperti ahli politik yang berucap ketika berlaku kempen pilihanraya. Secara keseluruhannya, tujuan pembentangan adalah untuk menyampaikan sesuatu perkara, samada sekadar memberi informasi, menjual, menghiburkan atau pun untuk melatih audiens.

 

Isi Kandungan Pembentangan

Pembentangan perlukan isi kandungan. Sebaiknya perancangan yang teliti perlu dilakukan bagi menentukan isi kandungan yang tepat dalam setiap pembentangan.

Cuma kadangkala, anda akan terfikir cukupkah masa yang diberikan kerana terlalu banyak perkara yang ingin anda sampaikan. Kadangkala pula berlaku, anda tidak tahu apakah kandungan yang patut diselitkan dalam pembentangan anda. Ada juga bimbang, kandungan pembentangan yang ringkas menyebabkan terdapat banyak masa berlebihan dalam pembentangan mereka. Di bawah ini saya saya tunjukkan satu struktur pembentangan yang berkesan;

 

1. Wajib tahu

2. Perlu tahu

3. Menarik jika tahu

Terdapat 3 bahagian dalam menentukan isi kandungan yang sesuai dalam pembentangan anda. Pertama ialah wajib tahu! Bila menyebut tentang perkara wajib, maknanya sesuatu yang paling penting. Jadi anda senaraikan dahulu perkara peling penting yang ingin anda

sampaikan dalam sesi pembentangan tersebut. Isi kandungan yang kedua pula ialah perlu tahu. Informasi yang diberikan kurang penting, tetapi audiens perlu tahu mengenainya.

Yang ketiga atau yang terakhir pula ialah perkara atau kandungan yang menarik sekiranya audiens dapat tahu. Maknanya ia tidaklah begitu penting. Anda bebas samada ingin beritahu ataupun tidak.

 

Berdasarkan 3 perkara tadi, saya sarankan anda merangka sesi pembentangan anda dengan;

1. Merangka masa pembentangan, pastikan berapa jam yang diperuntukkan. Contohnya seminar untuk sehari, spesifikkan tempoh pembentangan, tempoh rehat dan sebagainya. Dengan cara ini barulah anda dapat merangka isi kandungan untuk pembentangan anda.

2. Bertanya kepada yang lebih berpengalaman. Mereka yang berpengalaman adalah sumber terbaik untuk anda membuat rujukan bagaimana melakukan pembentangan anda sendiri.

3. Berbincang dengan kumpulan. Jika anda melakukannya dengan kumpulan, sebaiknya berbincang apa yang terbaik untuk pembentangan anda.

4. Gunakan mindmap bagi mendapatkan idea terbaik tentang isi kandungan pembentangan anda.

 

Kesimpulannya, pastikan setiap isi kandungan pembentangan anda adalah isi kandungan yang audiens mahu dan nantikan daripada anda. Sehingga mereka akan berkata, “ Ya itulah informasi yang saya cari selama ini!”

 

Struktur Pembentangan

Berikut adalah struktur pembentangan yang biasa dilakukan. Jika anda mengadakan seminar, bengkel ataupun pembentangan di sekolah, IPT atau di tempat kerja, inilah struktur yang perlu anda ikut dalam setiap pembentangan.

1. Beritahu audiens apa yang anda mahu beritahu

2. Sampaikan kepada audiens tentang perkara itu

3. Beritahu audiens apa yang anda telah beritahu

 

Di bawah ini saya sediakan contoh mengikut struktur yang diberikan di atas:

 

Pembukaan

Pastikan pembukaan yang sesuai untuk setiap pembentangan.

Nyatakan objektif pembentangan.

Teruskan dengan huraian terhadap objektif pembentangan.

 

Isi Penting

Sampaikan perkara pertama atau isi pertama anda.

Sertakan dengan huraian serta contoh kepada isi pertama anda.

Sampaikan perkara kedua atau isi kedua anda.

Sertakan dengan huraian serta contoh kepada isi kedua anda.

Sampaikan perkara kedua atau isi ketiga anda.

Sertakan dengan huraian serta contoh kepada isi ketiga anda.

Begitulah seterusnya untuk setiap isi kandungan pembentangan anda.

 

Penutup

Gunakan ‘Closing Technique’

Kesimpulan atau rumusan

 

Baiklah, itu adalah serba sedikit contoh pembentangan yang perlu dilakukan berdasarkan struktur yang diberi.

 

Walau bagaimanapun terpulang kepada anda sendiri bagaimana menjadikan pembentangan anda lebih kreatif. Saya ambil contoh sekiranya anda menganjurkan satu seminar. Seminar kanak – kanak untuk UPSR. Anda mungkin boleh menyelitkan sedikit latihan, perbincangan dalam kumpulan ataupun menggembirakan audiens dengan permainan yang berbentuk pembelajaran. Selagi ianya masih berhubung kait dengan kandungan pembentangan anda, tidak salah untuk anda melakukannya.

 

Mengatasi Ketakutan & Kebimbangan

Seperti yang saya nyatakan di awal tadi terdapat ramai orang yang takut untuk berucap atau menyampaikan sesuatu presentasi atau pembentangan di depan orang ramai.

Walau bagaimanapun terdapat beberapa cara untuk mengelakkan diri anda merasa takut dan bimbang sebelum melakukan pembentangan. Berikut adalah beberapa teknik atau tips yang agak berkesan;

1. Ketahui objektif anda melakukan pembentangan. Pastikan anda tahu secara teliti apa yang ingin anda sampaikan.

2. Ketahui tempat anda melakukan pembentangan dan alatan yang digunakan. Pastikan anda datang awal untuk membuat pemeriksaan akhir alatan yang ingin digunakan sebelum pembentangan.

3. Ketahui audiens anda. Pastikan anda telah membuat sedikit kajian mengenai audiens anda. Seperti yang saya nyatakan sebelum ini,kaji latar belakang mereka, tahap pemahaman mereka dan sebagainya.

4. Ambil masa untuk berehat. Tarik nafas dalam – dalam dan buat sedikit senaman ringan jika anda gugup sebelum memulakan pembentangan.

5. Datang awal dan berbuallah bersama audiens yang hadir.

6. Senyum kepada semua audiens, ini bagi mengeratkan lagi hubungan antara anda dengan audiens.

 

Sebenarnya terdapat banyak lagi tips untuk mengatasi rasa takut dan bimbang. Cuma yang penting, anda perlu tahu apa tugas anda, objektif anda dan apa yang ingin anda sampaikan semasa sesi pembentangan. Selain itu, anggap sahaja audiens sememangnya mahukan informasi tertentu daripada anda, sudah menjadi tanggung jawab anda untuk memenuhinya.

Bagi golongan Islam, selawat dan memulakan pembentangan dengan bacaan doa adalah jalan terbaik jika anda seorang yang gemuruh.

 

BAHAGIAN 3: Pembentangan Berkesan

Saya pasti setiap orang inginkan kesempurnaan di dalam pembentangan. Kesempurnaan memang boleh dilakukan cuma perlukan masa. Walau bagaimanapun, anda sebenarnya tidak perlukan pembentangan yang sempurna.

Apa yang paling penting ialah, bagaimana melakukan pembentangan yang berkesan?

Apa yang saya perhatikan, ketika sesi pembentangan, bahagian pembukaan adalah perkara yang paling penting. Ia umpama pemecah kebuntuan atau pemecah halangan di antara penyampai dengan audiens. Sekarang mari kita lihat, pembukaan yang bagaimanakah yang agak berkesan untuk audiens.

 

Saya pasti anda pernah mendengar;

“ Hi, Selamat Datang Tuan – Tuan & Puan – Puan”

Ini adalah cara pembukaan yang biasa kita dengar. Apa kata kita cuba sesuatu yang berbeza kali ini. Mungkin dengan;

1. Memulakan sesuatu cerita atau kisah lucu, mungkin mengenai diri anda ataupun orang yang anda kenali.

2. Bertanyakah sesuatu kepada audiens anda.

3. Mungkin juga boleh mulakan dengan melihat video tertentu. Asalkan anda mulakan dengan sesuatu yang menarik, saya pasti sedikit sebanyak audiens akan mula rasa terhibur.

 

Kuasa 3V

Semasa melakukan pembentangan, 3V memainkan peranan yang sangat penting dalam menentukan halatuju atau keberkesanan sesebuah pembentangan.

Apakah 3V tersebut?

1. Visual

2. Verbal

3. Vocal

 

Kuasa Visual

Visual membawa maksud sesuatu yang boleh di lihat semasa sesi pembentangan. Apa sahaja yang boleh dilihat akan membawa impak kepada audiens.

Contohnya, daripada baju yang anda pakai sehinggalah flip chart yang anda gunakan semasa sesi pembentangan. Semuanya memainkan peranan penting dalam pembentangan.

Antara perkara yang berkaitan dengan visual yang patut anda titik beratkan;

1. Penampilan diri. Cara anda berpakaian.

2. Cara anda bercakap, senyum dan sebagainya.

3. Alat bantuan yang anda gunakan termasuklah, power point presentation, flip chart dan lain – lain.

4. Penggunaan gambar.

5. Nota atau apa sahaja yang diberikan kepada audiens.

 

Setiap visual ini akan mempengaruhi 43% tindakan audiens. Jadi pastikan setiap

visual di dalam sesi pembentangan tidak akan mengganggu gugat pembentangan anda.

 

Kuasa Verbal

Verbal pula ialah penggunaan ayat di dalam sesi pembentangan. Anda harus berhati – hati dengan setiap perkataan yang keluar daripada mulut anda. Walau bagaimanapun anda tidak perlu bimbang sangat, kerana 7% sahaja bahagian verbal ini yang akan mempengaruhi tindakan audiens. Tetapi pastikan anda tahu untuk bercakap. Jika berhenti separuh jalan kerana gugup dan sebagainya, anda memusnahkan sesi pembentangan tersebut.

 

Kuasa Vocal

Vocal pula adalah intonasi yang kita gunakan semasa melakukan pembentangan. Kekuatan dan kekemasan vocal akan mempengaruhi 38% tindakan audiens. Disebabkan itulah, setiap pembentangan yang dilakukan mestilah keratif dalam seni pengucapan awam. Anda tidak boleh bercakap terlalu mendatar! Setiap tutur kata mesti ada intonasi yang betul dan tepat. Anda mesti tahu bahagian mana perlu gunakan suara yang lantang dan bahagian mana suara yang agak perlahan.

Gunakan intonasi dengan betul, saya yakin audiens tidak akan bosan dengan

pembentangan anda!

 

Kuasa FAQ

Saya pasti anda tahu apa itu FAQ. Ia adalah sesi terakhir dalam setiap pembentangan. Audiens akan diberi peluang untuk bertanya mengenai topik yang dibentangkan. Di dalam sesi ini, kehebatan dan kebijaksanaan anda akan teruji.

Pastikan anda tahu menjawab segala pertanyaan daripada audiens. Disebabkan itulah persediaan sebelum pembentangan sangat – sangat dititik beratkan.

Berikut saya senaraikan beberapa tips penting dalam sesi FAQ.

1. Berterima kasih kepada yang bertanya.

2. Tanya nama orang yang bertanya.

3. Pastikan anda faham soalan yang ditanya. Jika tidak faham, minta ulangi soalan tersebut.

4. Puji pada yang bertanya.

5. Ulang soalan tersebut, jika audiens yang lain kurang dengar.

6. Jawab soalan yang ditanya, jika boleh huraikan dengan lebih lanjut dan berikan contoh.

 

Sekarang anda tahu bagaimana menjadikan sesi FAQ adalah sesi yang menarik dalam pembentangan anda.

 

BAHAGIAN 4: Penutup Pembentangan

Ini adalah bahagian terakhir dalam sesi pembentangan. Jika anda memulakan pembentangan dengan pembukaan yang menarik, pastikan anda lakukan penutup lebih baik lagi. Bahagian penutup kebiasaannya akan menggunakan semula objektif

pembentangan tersebut. Jika pembentangan anda bersifat untuk menjual, penutuplah penentu samada anda berjaya atau tidak di dalam sesi pembentangan tersebut.

 

Rumusan & Kesimpulan

Setiap pembentangan perlukan kesimpulan. Ini penting kerana tujuannya untuk

mengingati semula apa yang telah dibentangkan sepanjang sesi pembentangan tersebut. Biasanya rumusan adalah dalam bentuk point. Mulakan dengan isi kandungan pembentangan, huraikan dan buat sedikit kesimpulan. Sebaiknya sertakan contoh semasa membuat kesimpulan tersebut. Berikut adalah perkara – perkara yang biasa dilakukan ketika sesi terakhir iaitu penutup pembentangan.

 

1. Membuat kesimpulan semua isi penting yang dibincangkan.

2. Tamatkan sesi pembentangan dengan kata – kata motivasi.

3. Kaji semula objektif pembentangan anda.

4. Ucapkan terima kasih kerana sudi hadir sesi pembentangan anda.

5. Puji audiens yang hadir.

 

Penutup

Tahniah! kini anda dilengkapi dengan panduan asas dalam sesi pembentangan. Samada anda seorang pekerja, pelajar, trainer, speaker ataupun presenter, gunakanlah ilmu ini sebagai panduan untuk melakukan pembentangan dengan lebih berkesan. Kunci kepada kejayaan pembentangan adalah latihan. Lebih banyak

pembentangan yang anda lakukan, semakin mahirlah anda dengan seni pembentangan. Semuanya perlukan latihan dan masa. Jadi, tidak perlulah anda teragak – agak lagi untuk melakukan sesi pembentangan. Tetapkan pada minda anda, bahawa anda mampu menyampaikan sesi pembentangan yang lebih baik dari masa ke semasa.

6 Responses to “Pakar ‘Presentation’ : Rahsia Melakukan Sebarang ‘Presentation’ Dengan Cemerlang!”

  1. Muhd Suhaily Says:

    Satu tips yang sangat baik saya kira, semua ini harus dimiliki oleh mereka yang bergelar presenter dan yang bakal mahupun yang meminati dalam bidang pengucapan awam.

  2. Naim Aldam Says:

    ”…ribuan terima kasih kpd insan yg membuat article’ ini… sekurang2x nya sy telah m’dpt sdikit sbanyak ilmu yg boleh d’manfaat’n utk diri sy dan org lain…”

  3. Muhamad Izwan bin Ahmad Sukri Says:

    minta share ya sahabat , informasi yg sangat berguna.

  4. surayahmad Says:

    thank sahabat yg berkongsi…maklumat ini byk membantu sye dlm myiapkn assgmt sye tntg pembentangan secara lisan…

  5. zue Says:

    terima kasih tuan. Note ini amat berguna untuk assignment saya
    tq.

  6. syaira Says:

    thanks for sharing this.,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: